Căn cứ Quyết định số 558/QĐ-BGDĐT ngày 13/02/2012 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc triển khai sử dụng thống nhất hệ thống phần mềm quản lý trường học trong các trường phổ thông;

Thực hiện công văn số 20/DA-SREM ngày 23/5/2012 của dự án SREM về việc nhập và báo cáo dữ liệu học sinh;

Thực hiện công văn số 1085/SGD&ĐT-CNTT ngày 27/8/2012 của Sở GD&ĐT Lào Cai về việc cập nhập và nộp dữ liệu PMIS. EMIS, VEMIS;

Để từng bước hoàn chỉnh cơ sở dữ liệu PMIS, EMIS, VEMIS nhằm phục vụ tốt yêu cầu quản lý ở các cấp giáo dục, phòng GD&ĐT Bắc Hà hướng dẫn, thống nhất các quy định về quản lý, cập nhật, lưu trữ, báo cáo dữ liệu PMIS, EMIS, VEMIS (gọi chung là cơ sở dữ liệu) như sau:

1. Quy định chung về quản lý, cập nhật dữ liệu PMIS, EMIS, VEMIS

Hiệu trưởng trường THCS, TH chịu trách nhiệm về sự chính xác, tính đầy đủ của thông tin trong các phần mềm PMIS, EMIS, VEMIS của đơn vị mình. Do đó, Hiệu trưởng trường THCS, TH phải phân công giáo viên cố định nhập phần mềm và thường xuyên chỉ đạo, rà soát dữ liệu liên quan, hồ sơ nhân sự,.... tổ chức thực hiện cập nhật dữ liệu vào phần mềm một cách đầy đủ, kịp thời theo quy định của phòng GD&ĐT Bắc Hà và báo cáo, nộp dữ liệu đúng thời gian quy định.

- Các đơn vị thường xuyên kiểm tra phiên bản mới PMIS, VEMIS và bản cập nhật tại trang web của dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục SREM: http://www.srem.com.vn , riêng các file EMIS gửi qua hộp thư các trường.

 2. Quy định báo cáo, nộp cơ sở dữ liệu

2.1. Nộp báo cáo, dữ liệu PMIS (THCS, TH, Mầm non, Mẫu giáo)

- Dùng chức năng Trích chọn thông tin đơn vị để trích toàn bộ CSDL ra file XML và ảnh.

- Thời gian nộp CSDL và báo cáo: đợt I trước ngày 30/12 hàng năm; đợt II trước ngày 26/5 hàng năm.

2.2. Nộp báo cáo, dữ liệu EMIS (THCS, TH, Mầm Non, Mẫu giáo)

- Nộp toàn bộ hồ sơ trường của các đơn vị bằng file Excel đã kê khai thông tin và file báo cáo gửi trực tiếp về phòng GD&ĐT

- Thời gian nộp CSDL và báo cáo: kỳ đầu năm học, trước ngày 15/9; kỳ giữa năm học trước ngày 25/12; kỳ cuối năm học trước ngày 26/5

2.3. Nộp báo cáo, dữ liệu VEMIS (THCS, TH)

- Tổ chức thực hiện nhập dữ liệu chính xác, đầy đủ theo định kỳ tại đơn vị; tạo hệ cơ sở dữ liệu đối với đơn vị mình; khai thác và sử dụng có hiệu quả hệ thống phần mềm quản lý.

- Sao lưu và gửi dữ liệu các phân hệ Quản lý hệ thống (VEMIS_common), phân hệ Quản lý học sinh VEMIS_student, phân hệ Quản lý Thiết bị (VEMIS_equipment), phân hệ Quản lý Thư viện (VEMIS_library).

- Thời gian nộp CSDL và báo cáo:

+ Đợt 1: Trước ngày 15/9/2012 nộp 2 phân hệ Quản lý hệ thống VEMIS_common và phân hệ Quản lý học sinh VEMIS_student ) vớiCơ sở dữ liệu hồ sơ học sinh của các trường THCS, và các trường tiểu học đạt chuẩn (các trường tiểu học còn lại sẽ thực hiện bắt đầu từ đợt 2).

+ Đợt 2: Trước ngày 25/12/2013 nộp 2 phân hệ Quản lý hệ thống VEMIS_common và phân hệ Quản lý học sinh VEMIS_studentvới Cơ sở dữ liệu hồ sơ học sinh có điểm và xếp học lực, xếp loại hạnh kiểm, danh hiệu học kỳ I.

+ Đợt 3: Trước ngày 05/3/2013 Nộp 2 phân hệ của VEMIS gồm phân hệ Quản lý Thiết bị VEMIS_equipment, phân hệ Quản lý Thư viện VEMIS_library

+ Đợt 4: Trước ngày 26/5/2013 nộp 2 phân hệ Quản lý hệ thống VEMIS_common và phân hệ Quản lý học sinh VEMIS_studentvới Cơ sở dữ liệu hồ sơ học sinh có điểm, xếp loại học lực, hạnh kiểm cả năm và các thông tin mới (hoặc thay đổi của học sinh).

- Trường nào bị mất cơ sở dữ liệu VEMIS, PMIS không được tự ý tạo mới từ đầu mà  phải liên hệ phòng GD&ĐT (Đ/c Thủy) để lấy lại cơ sở dữ liệu của đơn vị mình.

Phòng GD&ĐT yêu cầu Hiệu trưởng các trường trực thuộc thực hiện nghiêm túc các nội dung quy định, hướng dẫn trong công văn này. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, liên hệ ngay với tổ tổng hợp  (email: buithuy@bacha.edu.vn  điện thoại: 0203.880.227) để được hỗ trợ./.